Аддзел забеспячэння захаванасці дакументаў, дзяржаўнага ўліку і навукова-даведачнага апарата займаецца ў архіве прыёмам дакументаў на дзяржаўнае захоўванне ад устаноў, арганізацый і прадпрыемстваў пасля іх упарадкавання аддзелам ведамасных архіваў. Перш за ўсё, супрацоўнікі аддзела сочаць за захаванасцю дакументаў: кантралююць тэмпературна-влажностный рэжым, праводзяць абяспыльвання дакументаў. Вялікая ўвага надаецца ўліку дакументаў, іх падрыхтоўцы для далейшага выкарыстання, для чаго аддзелам распрацаваны шырокі навукова-даведачны апарат. У 1990-х гадах была праведзена работа па рассакрэчванні 111 фондаў, на агульнае захоўванне пераведзена 7099 спраў.
Супрацоўнікі створанага ў 1993 г.аддзела камплектавання, ведамасных архіваў і справаводства непасрэдна ажыццяўляюць працу па камплектаванню архіва дакументамі. Яны праводзяць апрацоўку дакументаў 167 арганізацый, якія стаяць на ўліку ў ЗГА, аказваюць ім кансультатыўна-метадычную дапамогу ў распрацоўцы і ўзгадненні наменклатур спраў, у практычным прымяненні дзяржстандартаў і асноўных правілаў працы ведамасных архіваў. Супрацоўнікі аддзела штогод праводзяць комплексныя праверкі стану спраў у арганізацыях, семінары, удзельнічаюць у рабоце дзяржаўнай інспекцыі архіваў і справаводства Рэспублікі Беларусь, кантралюючага захаванасць дакументаў у ведамасных арганізацыях, таксама аддзел удзельнічаў у стварэнні міжрайархіваў па асабістым складзе. У цяперашні час аддзел называецца аддзел справаводства і фарміравання Нацыянальнага архіўнага фонду.
Аддзел выкарыстання і публікацыі дакументаў і аддзел даведачнай работы (да 2015 года іх функцыі выконваў аддзел выкарыстання і публікацыі дакументаў) праводзіць вялікую працу па выкарыстанні дакументаў. Супрацоўнікі вышэйзгаданых аддзелаў: прымаюць грамадзян, выконваюць сацыяльна-прававыя, тэматычныя, біяграфічныя запыты, якія паступаюць ад грамадзян і арганізацый Рэспублікі Беларусь, а таксама з краін блізкага і далёкага замежжа; пішуць артыкулы, выяўляюць дакументы і матэрыялы для радыё -, тэлеперадач, выстаў, малых друкаваных формаў, кніг; ствараюць пералікі, падборкі дакументаў, кампутарныя базы дадзеных, супрацоўнічаюць з рэдакцыямі газет і часопісаў, забяспечваюць працу чытальнай залы архіва.