Отдел обеспечения сохранности документов, государственного учета и научно-справочного аппарата занимается в архиве приемом документов на гоcударственное хранение от учреждений, организаций и предприятий после их упорядочения отделом ведомственных архивов. Прежде всего, сотрудники отдела следят за сохранностью документов: контролируют температурно-влажностный режим, проводят обеспыливание документов. Большое внимание уделяется учету документов, их подготовке для дальнейшего использования, для чего отделом разработан обширный научно-справочный аппарат. В 1990-х годах была проведена работа по рассекречиванию 111 фондов, на общее хранение переведено 7099 дел.

Сотрудники созданного в 1993 г. отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства непосредственно осуществляют работу по комплектованию архива документами. Они проводят обработку документов 167 организаций, стоящих на учете в ЗГА, оказывают им консультативно-методическую помощь в разработке и согласовании номенклатур дел, в практическом применении госстандартов и основных правил работы ведомственных архивов. Сотрудники отдела ежегодно проводят комплексные проверки состояния дел в организациях, семинары, участвуют в работе Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, контролирующего сохранность документов в ведомственных организациях, также отдел участвовал в создании межрайархивов по личному составу. В настоящее время отдел называется отдел делопроизводства и формирования Национального архивного фонда.

Отдел использования и публикации документов и отдел справочной работы (до 2015 года их функции выполнял отдел использования и публикации документов) проводит большую работу по использованию документов. Сотрудники вышеуказанных отделов: принимают граждан, исполняют социально-правовые, тематические, биографические запросы, поступающие от граждан и организаций Республики Беларусь, а также из стран ближнего и дальнего зарубежья; пишут статьи, выявляют документы и материалы для радио-, телепередач, выставок, малых печатных форм, книг; создают перечни, подборки документов, компьютерные базы данных, сотрудничают с редакциями газет и журналов, обеспечивают работу читального зала архива.